Work with us

(Запит на участь у тендері, Запит)

1.               Мета запиту на участь у тендері

Укласти багаторічну рамкову угоду (далі – “Угода”) з однією або кількома поліграфічними компаніями для підтримки місії “Женевського заклику” в Україні. Ця угода має на меті підвищити операційну ефективність шляхом оптимізації процесів починаючи із закупівель, завершуючи процедурою оплати.

2.               Строки запиту на участь у тендері

Нижче наведено строки подання запиту на участь у тендері. Хоча ми не передбачаємо жодних змін у строках, “Женевський заклик” залишає за собою право коригувати його за необхідності.

3.               Адреса для подання пропозицій

Будь ласка, розділіть пропозицію на дві окремі частини – фінансову та технічну – та надішліть їх на вказані нижче адреси не пізніше 23:59 GMT+1, п’ятниці, 7 лютого 2025 року. Пропозиції очікуємо першочергово електронною поштою.

Женевський заклик (Geneva Call)

47 chemin de la Chevillarde, CH-1224 Chêne-Bougeries Geneva – Switzerland                 

• Технічна пропозиція (Додаток II) може бути надіслана на адресу: rfp@genevacall.org з темою листа “GC Ukraine – Printing – Technical Proposal – [YOUR COMPANY NAME]” (“Женевський заклик – Україна – Поліграфія – Технічна пропозиція – [НАЗВА КОМПАНІЇ]”)

• Фінансову пропозицію (Додаток ІІІ) та підтвердження юридичної реєстрації, що включає повне ім’я (імена) власника (власників) компанії, можна надіслати на адресу rfpfinance@genevacall.orgз темою листа “GC Ukraine – Printing – Financial Proposal and Registration Document – [YOUR COMPANY NAME]” (Женевський заклик – Україна – Поліграфія – Фінансова пропозиція та реєстраційний документ – [НАЗВА КОМПАНІЇ]”).

4.              Термін дії пропозиції

Отримані пропозиції будуть діяти протягом дев’яноста (90) днів з дати відправки відповіді. Будь ласка, дивіться деталі у запиті на участь у тендері детальнішої інформації.

5.              Умови та положення запиту на участь у тендері

1. Запит на участь у тендері не є і не повинен розглядатися як пропозиція а від “Женевського заклику”.
2. Всі пропозиції повинні бути надіслані не пізніше дати та часу, зазначених у запиті на участь у тендері.
3. Запропоновані ціни повинні бути дійсними протягом 90 (дев’яноста) днів з моменту публікації Запиту на участь у тендері (8 січня  – 7 квітня 2025 року).
4. Усі оплати здійснюватимуться відповідно до умов угоди з “Женевським закликом” та залежатимуть від наявності донорського фінансування.
5. “Женевський заклик” залишає за собою право прийняти або відхилити будь-яку пропозицію чи скасувати процес подання заявок у будь-який час і не несе відповідальності перед компаніями, що подали пропозиції, за таку відмову або скасування запиту на участь у тендері.
6. “Женевський заклик” залишає за собою право прийняти пропозицію повністю або частково після отримання донорського гранту.
7. Вся інформація, надана “Женевським закликом” у цьому Запиті, є доброчесною. Окремі пункти можуть бути змінені в будь-який час, і всі учасники тендеру будуть повідомлені про будь-які зміни. “Женевський заклик” не несе відповідальності за будь-яке використання інформації, наданої учасниками тендеру, або за будь-які претензії, що випливають з неї.
8. “Женевський заклик” залишає за собою право вимагати від будь-якого учасника тендеру підписати угоду про нерозголошення інформації.
9. Учасники тендеру несуть повну відповідальність за оплату будь-яких витрат, які можуть бути понесені учасником тендеру або будь-якою третьою стороною у зв’язку з наданням відповіді. Усі відповіді та супровідна документація стають власністю “Женевського заклику”, за умови дотримання вимог конфіденційності щодо наданої інформації та супровідної документації, які були чітко позначені учасником тендеру як конфіденційні.

6.               Додатки

• Додаток I: Мінімальні вимоги до запиту на участь у тендері
• Додаток II: Технічна пропозиція [Шаблон анкети]
• Додаток III: Фінансова пропозиція [Шаблон анкети]

REQUEST FOR PROPOSAL (RFP)

1.               RFP Objective

To establish a multi-year Framework Agreement (hereby referred to as “Agreement”) with one or more printing companies to support Geneva Call’s mission in Ukraine. This Agreement aims to enhance operational efficiency by streamlining processes from procurement to payment.

2.               RFP Calendar

The timeline for the RFP process is below. While we do not anticipate any changes to this timeline, Geneva Call reserves the right to adjust the timeline as needed.

ACTION	DATE
RFP Issue Date	8 January 2025
Deadline for Receipt of Proposals	23:59 GMT+1, Friday, 7 February 2025
Vendor Selection Anticipated Date	Friday, 14 February 2025
Start Date of Operational Services	Monday, 17 February 2025

3.               Proposal Submission Address

Please divide the offer into two separate proposals, being the financial proposal and the technical proposal, and submit to the address below no later than 23:59 GMT+1, Friday, 7 February 2025. Submissions via email are strongly encouraged.

Geneva Call 

47 chemin de la Chevillarde, CH-1224 Chêne-Bougeries Geneva – Switzerland                

• The Technical Proposal (Annex II) can be sent to: rfp@genevacall.org with a subject line of “GC Ukraine – Printing – Technical Proposal – [YOUR COMPANY NAME]”.

• The Financial Proposal (Annex III) and proof of legal commercial registration, which includes the full name(s) of the company’s owner(s), can be sent to: rfpfinance@genevacall.org with a subject line of “GC Ukraine – Printing – Financial Proposal and Registration Document – [YOUR COMPANY NAME]”.

4.              Bid Validity

Proposals are expected to be binding for a period of ninety (90) days from the published response date. Please see RFP attached for more details.

5.              RFP Terms & Conditions

1. The Request for Proposals is not and shall not be considered an offer by Geneva Call.
2. All responses must be received on or before the date and time indicated on the RFP.
3. Prices proposed must be valid for ninety (90) days from the published RFP date (8 January – 7 April 2025).
4. All awards will be subject to Geneva Call’s agreement terms and conditions and contingent on the availability of donor funding.
5. Geneva Call reserves the right to accept or reject any proposal or cancel the solicitation process at any time and shall have no liability to the proposing organisations submitting proposals for such rejection or cancellation of the request for proposals.
6. Geneva Call reserves the right to accept all or part of the proposal when award is provided.
7. All information provided by Geneva Call in this RFP is offered in good faith. Individual items are subject to change at any time, and all bidders will be provided with notification of any changes. Geneva Call is not responsible or liable for any use of the information submitted by bidders or for any claims asserted therefrom.
8. Geneva Call reserves the right to require any bidder to enter into a non-disclosure agreement.
9. The bidders are solely obligated to pay for any costs, of any kind whatsoever, which may be incurred by bidder or any third parties, in connection with the Response. All responses and supporting documentation shall become the property of Geneva Call, subject to claims of confidentiality in respect of the response and supporting documentation, which have been clearly marked confidential by the bidder.

6.               Attachments

• Annex I: Request for Proposal minimum requirements
• Annex II: Technical Proposal [Questionnaire Template]
• Annex III: Financial Proposal [Questionnaire Template]